Danske virksomheder er frontrunnere på den digitale front i mange henseender. Når det kommer til sociale medier, hjemmesider, elektronisk kontakt til kunder, leverandører osv. er de fleste hoppet med på vognen. Nu er tiden kommet at slå et slag for også at føre håndteringen af fakturaer ind i den digitale verden.
Elektroniske systemer sikrer kvalitet
I nogle virksomheder er det en del af kulturen, at fakturaer håndteres manuelt, fordi folk der har en idé om, at det sikrer kvaliteten i arbejdet. Men mennesker er ikke ufejlbare, og fakturaer og bilag kan forputte sig. Derfor går det galt en gang i mellem, og der bruges dyrebare tid på at rette op på disse situationer. Men det behøves ikke være sådan.
Hvis man derimod vælger at overgå til et digitalt system til fakturaer, så får man en løsning som moderniserer virksomhedens håndtering af fakturaer og minimerer fejl. Samtidig sparer virksomheden tid og penge, som i stedet kan bruges til at virksomheden vækster i andre henseender.
Med et elektronisk system til fakturaer foreligger en mulighed for at automatisere processer omkring fakturaernes flow. På den måde sikrer man kreditorfakturaerne helt fra indkøbsordrer afgives til fakturaerne kan arkiveres. Det sker ved hjælp af funktionen i systemet, som matcher fakturaer med ordrer automatisk frem for, at en ansat skal sidde at gøre det manuelt. Det sparer tid og sikrer kvaliteten i arbejdet, fordi eventuelle uoverensstemmelser mellem de to kommer frem i lyset med samme, så de kan håndteres kyndigt i tide.
Spar tid og penge med digitalisering
Ved at digitalisere fakturahåndteringen sikrer man, at der på flere områder kan spares penge og tid. Især i små virksomheder kan det være en ideel løsning på den måde at udlicitere håndteringen af fakturaer, fordi ressourcerne alt andet lige ikke er på samme niveau som i en stor koncern. Især hvis der ikke er ansat en separat bogholder eller sekretær med funktion i denne retning, så er det på den lange bane rentabelt at finde plads i budgettet til et digitalt system til fakturaer.
Kvaliteten i et digitalt fakturasystem som Ibistic er i dag af en karakter, der gør, at man som virksomhed roligt kan overlade fakturaerne til systemet. De bliver sikkert organiseret og i en grad, hvor meget af bogføringen praktisk talt bliver ordnet samtidig. Dermed sparer man flere penge og tid, fordi der konstant er styr på fakturaerne i bogføringen, og regnskabet bliver dermed også nemmere og hurtigere at lave.
Effektiv bogføring 24/7
Et digitalt system har ydermere den fordel, at der oprettes et online fakturaarkiv. Det er designet således, at det kan tilgås altid døgnet rundt af relevante medarbejdere. Dermed bliver systemet så fleksibelt, at manuel håndtering af fakturaer ikke kan hamle op med det. I processen sikrer systemet også, at forretningsprocesser og procedurer overholdes, og kvaliteten i arbejdet er i top. På den måde ved man også, at håndteringen af fakturaer og bogføringen går rigtigt for sig hele tiden. Dette frigiver mandetimer, som passende kan bruges til andre relevante opgaver i virksomheden.
Administrativt arbejde er for mange virksomheder noget, som kan være energikrævende og tidsrøvende, så det er kun en fordel, hvis man kan modernisere nogle arbejdsgange. Digital fakturahåndtering er en forholdsvis billig løsning, og det kan bedre svare sig at poste penge i det end at bruge manuel arbejdskraft til opgaven. Det bliver dermed en sikker og nem vej til at skære i omkostningerne til administration og på sigt optimere mange arbejdsprocesser i virksomheden. Samtidig med sikrer man også, at der iværksættes øget kontrol af kvaliteten af ens fakturahåndtering. Desuden kan man foregribe problemer med fakturaer, før de overhovedet opstår, fordi systemet konstant holder et vågent øje for en.