Ser man på den gammeldags metode at håndterer dokumenter på, er der sket en kæmpe udvikling. For bare 20 år siden var kontorerne fyldt med reoler, som var proppet med mapper – mapper i massevis!
Kopimaskinerne arbejdede på højtryk og de kære piccoliner brugte oceaner af tid på at, arkiverer tonsvis af dokumenter i de rigtige mapper. Er fakturaen først placeret i den forkerte mappe eller blot under det forkerte faneblad, så er skaden sket. Vi ved alle, hvor svært det kan være at finde nålen i høstakken.
Tiden der blev brugt på at finde det rigtige dokument, skulle være brugt på noget andet, noget mere fornuftigt, noget mere rentabelt! Dokumenthåndtering kunne være en udfordring for alle parter, men det er der heldigvis kommet en løsning på. Et elektronisk dokumenthåndteringssystem der gør hele processen meget nemmere.
Hvad er elektronisk dokumenthåndtering?
Et elektronisk dokumenthåndteringssystem arkiverer og organiserer alle former for dokumenter såsom mails, fakturaer, kontrakter mm. i ét system. Alle dokumenterne kan herefter findes på alle computere når som helst og hvor som helst, blot man har sin adgangskode mm. Det vil sige at alle medarbejdere har adgang til systemet. Der findes efterhånden mange forskellige former og typer af systemer til dette formål. Det er dog ikke alle systemer der er lige brugervenlige og gennemtestet.
Mange fordele ved et elektronisk system
Der er rigtig mange fordele ved at skifte over til elektronisk form for dokumenthåndtering. Effektivisering af medarbejdernes arbejdstid, man udnytter hermed medarbejdernes tid mere optimalt og får dermed mere ud af omkostninger for løn mm. Erfaringerne viser også at det motiverer medarbejderne at skifte over til et nemmere system. Nu bliver det jo ligefrem en leg at udarbejde, gemme og dele dokumenter med sine kollegaer.
Er man som virksomhed ude for enten oversvømmelse, tyveri, brand eller lignede kan man risikerer at alle ens dokumenter går tabt. Men er virksomhedens dokumenter gemt i et elektronisk system sker det ikke! Som tidligere nævnt har man altid adgang til ens system uanset hvor man befinder sig henne.
M-Files
M-Flies er et webbaseret system der gør dagligdagens arbejdsrutiner nemmere både når det gælder arkivering og når det enkelte dokument skal findes frem igen. Dette system er Windows-baseret og arbejder derfor sammen med office-pakken, med M-Flies skal virksomheden ikke påbegynde at arbejde i nye systemer eller i værste fald arbejde i to forskellige systemer.
EDH-Technology
EDH-Technology er en virksomhed med mange års erfaring inden for IT-branchen. Og med en gruppe af yderste kompetente medarbejdere, er de klar til at give både små og store virksomheder rådgivning og vejledning inden for både elektroniske dokumenthåndtering samt elektronisk fakturahåndtering. På deres hjemmeside kan man læse meget mere omkring de typer af løsninger de tilbyder både inden for hardware og software.